I compiti dell’ODV in merito alla formazione

Requisito essenziale per assicurare l’adeguatezza del Modello è l’implementazione di un processo di informazione e formazione in merito ai contenuti del Modello stesso e delle sue componenti, al fine di assicurare un’adeguata e piena comprensione dei valori dell’organizzazione, dei comportamenti da attuare e dei controlli da porre in essere negli ambiti a rischio, nonché per segnalare eventuali situazioni non in linea con quanto atteso.

A questo proposito, nell’ambito delle proprie attività di Vigilanza, l’OdV deve includere attività di monitoraggio finalizzate a verificare che i principi e i contenuti del Modello siano divulgati opportunamente a tutti gli interessati (componenti degli organi sociali, dipendenti, terzi), con modalità differenziate in relazione all’effettivo coinvolgimento nelle Aree a Rischio e raggiungano tutti i Responsabili dei controlli preventivi da assicurare.

È altresì opportuno che l’OdV includa specifici approfondimenti finalizzati a verificare l’effettiva comunicazione, a tutti i destinatari delle relative disposizioni (inclusi i terzi), del Modello in vigore e del Codice Etico, nonché dei canali e delle modalità di segnalazione di eventuali comportamenti anomali/non conformi (e del loro effettivo funzionamento per come previsto).

Con riferimento alle attività di formazione, l’OdV dovrebbe acquisire:

a) il programma dei corsi di formazione sul Modello e su eventuali altre tematiche direttamente afferenti le normative interessate dal Decreto (a titolo d’esempio: anticorruzione, antiriciclaggio, market abuse, salute e sicurezza sul lavoro, Information Security),

b) l’elenco dei destinatari,

c) il materiale utilizzato per l’erogazione della formazione,

d) l’elenco del personale che ha effettivamente partecipato/sostenuto i corsi di formazione, e

) l’esito dei test finalizzati a valutare l’effettivo apprendimento del contenuto dei corsi, da parte dei partecipanti,

f) le informazioni relative ad eventuali provvedimenti intrapresi nei confronti del personale che reiteratamente risulti non aver partecipato ai corsi di formazione previsti,

Inoltre l’Odv deve valutare la coerenza dei corsi effettuati rispetto ai contenuti del Modello e ai rischi effettivi, anche tenendo conto delle risultanze del Risk Assessment, nonché l’adeguatezza delle iniziative intraprese per assicurare la più ampia partecipazione ai corsi di formazione. Specifica attenzione dovrebbe essere prestata nel considerare se la formazione tratti: i) i principi comportamentali da osservare e i controlli preventivi da attuare nelle Aree a Rischio, ii) i flussi informativi tra trasmettere all’OdV (incluse le relative modalità e tempistiche), iii) i canali da utilizzare per segnalare condotte non conformi a quanto atteso dal Modello,

Infine, l’Organismo di Vigilanza deve identificare eventuali azioni da sollecitare per promuovere le attività di formazione attese.