Il d.lgs. n. 231/2001 ha introdotto nell’ordinamento italiano la previsione di una responsabilità amministrativa diretta dell’ente collettivo (intendendosi come tali sia gli enti forniti di personalità giuridica e le società e associazioni anche prive di personalità giuridica) per la commissione di una serie di reati penali da parte dei rappresentanti/amministratori o da parte di lavoratori da questi controllati, che abbiano illecitamente agito nell’interesse o a vantaggio dell’ente.

Onde escludere la punibilità e/o limitare le responsabilità, l’impresa/l’ente deve essere in grado di dimostrare di aver adottato ed efficacemente attuato un Modello di organizzazione, gestione e controllo idoneo a prevenire i reati previsti dal d.lgs. n. 231/2001, e di essersi affidata ad un Organismo di Vigilanza per la sua verifica, gestione, attuazione (causa c.d. esimente).

“Equilibrate attribuzioni di funzioni e procure ridimensionano fortemente il rischio-reato e la capacità dell’impresa di proteggersi dalle ricadute sanzionatorie previste dal D.Lgs 231.”

In questo contesto è interesse dell’impresa definire formalmente i ruoli ai vari livelli aziendali (assetto organizzativo), con particolare riferimento all’attribuzione di funzioni e alle procure.

Cosa si intende per attribuzione di funzioni e procura?

L’attribuzione di funzioni (spesso impropriamente detta delega) è l’attribuzione di un incarico funzionale o di un potere all’interno dell’organizzazione che. L’attribuzione di funzioni è un atto interno all’organizzazione, non opponibile a terzi, che può essere reso operativo tramite delibere del CDA, approvazione di manuali, procedure o mansionari.

La procura (o delega) è una transizione di specifici doveri/facoltà aventi rilevanza in sede penale e civile, unitamente ai poteri ed agli strumenti effettivi per adempiere a tali attività. La procura viene attribuita tramite lo Statuto od atti notarili e deve esserne data adeguata pubblicità (per esempio tramite il deposito per la pubblicazione nel Registro delle Imprese) per essere opponibile a terzi.

Sia l’attribuzione di funzioni che la delega svolgono un ruolo importante per mitigare o limitare il rischio-reato.

Quale assetto organizzativo è più idoneo per un’impresa?

Il sistema di Governance di un’azienda può dirsi idoneo quando la formale attribuzione di poteri è coerente con il proprio sistema organizzativo. L’azienda inoltre deve far si che il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere sia assegnato ed esercitato ad un appropriato livello di competenza e responsabilità.

La buona prassi ritiene che i principi generali di un adeguato sistema di controllo interno siano i seguenti:

• ogni operazione, transazione, azione deve essere: verificabile, documentata, coerente e congrua (in particolare le modalità di gestione delle risorse finanziarie devono essere attuate garantendo sicurezza, trasparenza e tracciabilità di ogni operazione finanziaria);
• nessuno deve poter gestire in autonomia un intero processo, ovvero deve essere rispettato il principio della separazione delle funzioni;
• i poteri autorizzativi devono essere assegnati coerentemente con le responsabilità;
• il sistema di controllo deve documentare l’effettuazione dei controlli, compresa la supervisione.

Come deve essere formalizzato il sistema organizzativo?

Il sistema organizzativo può essere reso esplicito e, dunque, formalizzato, attraverso deleghe, organigrammi, mansionari, manuali organizzativi e procedure. Occorre però ricordare che tali limitazioni non sono opponibili a terzi, se non depositate correttamente per l’iscrizione nel Registro delle imprese. A tal fine si rendono necessarie, a seconda dei casi, verbali di CDA, oppure procure speciali o generali.

E’ possibile delimitare la responsabilità del datore di lavoro o del dirigente?

In alcuni ambiti aziendali, in particolare nell’area sicurezza sul lavoro, attraverso una corretta individuazione di poteri e dell’organizzazione è possibile circoscrivere la responsabilità che deriva dalle stesse sanzioni.
Il nostro ordinamento, in particolare il Testo Unico sulla Sicurezza sui luoghi di lavoro ex D.Lgs. 81/08 individua alcuni istituti giuridici che possono aiutare l’imprenditore ad organizzare la propria azienda in modo chiaro e trasparente e dunque, se l’organizzazione così creata funziona in modo efficacie può circoscrivere la propria responsabilità.

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Studio231 assiste le aziende per rendere la propria organizzazione coerente, chiara e trasparente. La redazione delle deleghe, correttamente condivise e diffuse in azienda possono creare un giusto equilibrio delle attività svolte, le competenze raggiunte, e delle responsabilità che derivano dai poteri conferiti.